Como reduzir o consumo de papel no trabalho?
Pode parecer um desafio difícil ou até mesmo impossível, mas operações sem uso de papel ou a redução significativa da utilização de impressos é algo presente na maioria das empresas, sem que isso afete as suas operações cotidianas. Ignorar esta realidade custa para seu negócio mais que apenas o gasto com papéis, impressões e manutenção de copiadoras e scanners.
A cultura de redução de desperdício existe em várias empresas, mesmo que, muitas vezes, não colocadas em ação devido ao tumulto do dia-a-dia. Contudo, quanto mais tempo se espera a hora perfeita para colocar este tipo de iniciativa em prática, mais difícil esta tarefa se torna. E mais esforço é necessário para fazê-lo.
Aqui estão cinco práticas para ajudar a reduzir ou eliminar o uso de papéis no ambiente de trabalho:
1. Entender o fluxo do uso de impressos
Entender o fluxo de uso de papel em todas as áreas do empreendimento é a chave para a mudança. Observar onde e quando o impresso entra na empresa, como ele se move pelos departamentos, onde ele se acumula ou atrasa e até que ponto ele retarda o acesso à informação. Este procedimento irá gerar visibilidade para problemas até então ocultos e pode dar dicas preciosas de como melhorar.
Falar com as lideranças de cada setor também pode auxiliar neste procedimento, além de colher o feedback dos trabalhadores mais envolvidos com arquivamento e impressão de materiais. Assim, os pontos do fluxo aonde o uso de papel é redundante poderá ser eliminado ou, ao menos, reduzido.
2. Usar de medidas e relatórios
Um dos erros mais comuns em iniciativas empresariais é começar um projeto sem entender muito bem de onde se está começando. Sem olhar para trás e enxergar o início não é possível entender com clareza os progressos que foram alcançados até o momento.
Entender as medidas tomadas e os relatórios feitos sobre os progressos ajudará aos membros da equipe entender como está sua performance em determinada ação, o que pode gerar um engajamento maior por parte dos empregados. Um feedback assertivoajudará a equipe a perceber o ponto aonde estavam, aonde se encontram no momento e aonde chegarão em um momento futuro.
3. Coloque objetivos com os quais sua equipe se importe
Estabelecer objetivos pode parecer um passo óbvio, mas muitas empresas queimam esta etapa, implementando processos sem um estudo prévio de quais são os objetivos a se alcançar e, ainda, sem considerar as necessidades e possibilidades dos seus empregados.
Antes de propor metas baseadas em redução de custos ou aumento de lucros, descubra o porquê de alguns empregados quererem participar deste processo e o que os motivaria a tomar as ações necessárias para alcançar os objetivos pretendidos. Seria para reduzir o lixo? Criar processos mais ágeis e eficientes? Qual o apelo mais forte: um dia-a-dia mais eficiente ou participar de uma empresa mais sustentável? Apenas baseando-se em benefícios que possam ser realmente percebidos pela equipe é que um levantamento de objetivos alcançáveis pode ser encontrado.
4. Permita aos funcionários opinar sobre as mudanças
Este é um argumento que pode ser aplicado em diversas áreas de uma empresa. Quando a gerência tenta implementar mudanças no ambiente de trabalho sem a inclusão dos funcionários, os resultados geralmente não são os esperados. Deixar os colaboradores opinarem sobre o processo fará com que eles se tornem muito mais receptivos com qualquer medida proposta para a redução da utilização de impressos.
Envolver o trabalhador desde o início da implementação destas novas medidas não apenas garantirá um bom planejamento na elaboração dos relatórios (como já falamos anteriormente), como também ajudará no incentivo necessário para que todos participem desta iniciativa.
5. Substitua os impressos por arquivos digitais
Obviamente apenas a mudança comportamental da equipe não é o suficiente para reduzir o problema do desperdício e acumulo de papel. Ferramentas práticas devem ser utilizadas no processo para que este objetivo seja alcançado e, uma delas, é a substituição de arquivos impressos por cópias digitais. Um dos departamentos campeões em uso de impressos nas empresas é o RH. Uma olhada rápida pelo Papelômetro pode mostrar os números impressionantes de uso de papel apenas com a impressão de holerites.
Substituir o holerite impresso pela distribuição digital do mesmo já é possível com o uso de ferramentas como o WebMyPay, que permite o arquivamento e a distribuição de comprovantes de pagamento online para os colaboradores da sua empresa. Unir a tecnologia com a segurança do arquivamento em nuvem permite atitudes mais inteligentes possibilitando não só a economia com os gastos de impressão quanto também com a redução de espaço físico de armazenamento.
