Qual a validade jurídica da assinatura digital?

Uma dúvida recorrente de vários profissionais de RH e setores jurídicos, assinatura digital tem validade jurídica? Alguns dizem que sim, outros dizem que a assinatura precisa ser a mão, são inúmeras dúvidas que a transformação digital junto com a Lei Geral de Proteção de Dados trouxeram para todos, em especial para ao setor do RH.

Os documentos eletrônicos em PDF, DOC ou em outros formatos já fazem parte da rotina das empresas como: contabilidade, advocacia, recursos humanos. Praticamente todas as áreas aproveitaram a tecnologia para digitalizar documentos e passaram a ser mais produtivos. No entanto, a validade jurídica desses arquivos ainda gera muitas dúvidas, como garantir a autenticidade e integridade desses documentos? A assinatura digital tem validade jurídica? Ela é equivalente à assinatura me papel?

Confira, neste artigo, o que é uma assinatura digital, como ela funciona, sua validade jurídica e quais vantagens de utilizar essa ferramenta no dia a dia.

O que é assinatura digital?

A assinatura digital é uma ferramenta utilizada para autenticar documentos, como arquivos em PDF, substituindo a obrigatoriedade da assinatura em papel. Ela utiliza as chaves criptográficas de um certificado digital que identifica os signatários, protegendo as informações com validade jurídica. Para o setor de Recursos Humanos a assinatura digital pode ser utilizada em contratos, admissão, recibos de pagamento e diversos documentos.

Embora pareça algo frágil, a assinatura digital é completamente segura, ela é protegida por códigos que fazem com que apenas o seu dono consiga utilizá-la.

Imagine um contrato de trabalho onde para assiná-lo o RH precisa se deslocar até o trabalhador para coletar a assinatura, investindo tempo e energia nessa tarefa. Se as partes estivessem em cidades diferentes, o processo ficaria ainda mais demorado e caro.

Em um mundo cada vez mais conectado e com muitos serviços disponíveis na rede, esse tipo de atividade representa um esforço desnecessário para o colaborador e um gasto com baixo retorno para a empresa. Com a assinatura digital, é possível garantir a mesma segurança e validade jurídica de um documento autenticado em cartório a um arquivo eletrônico em PDF, DOC ou outros formatos. Veja a seguir como isso é possível.

Assinatura digital é segura?

Com a criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP Brasil , em 2001, os documentos digitais passara a ter validade jurídica em todo Brasil e podem substituir totalmente o papel, desde que assinados digitalmente.

Há que se destacar que o meio eletrônico já vem sendo adotado pelo nosso Poder Judiciário, inclusive o trabalhista, desde 2006, com o advento do processo eletrônico, e atualmente é adotado pelos órgãos públicos, inclusive para admissão de trabalhadores, por meio da CTPS digital.

O documento eletrônico é o documento que tem todo o seu ciclo de vida (criação, edição, assinatura, armazenamento) exclusivamente em meio digital e que ganhou validade jurídica com a edição da Medida Provisória 2.200.-2/2001, a qual legalizou o uso da assinatura eletrônica no Brasil nas suas mais variadas formas: assinatura digital; token; login e senha, entre outras.

Já em 2020 foi sancionada a Lei 14.063/2020 objetiva ampliar as possibilidades de identificação digital por meio da criação de um regime de assinaturas eletrônicas em três níveis, conferindo previsão legal a outras assinaturas que não as produzidas por meio de certificado digital da ICP-Brasil.

Para responder as dúvidas jurídicas convidamos o Juiz Federal do Trabalho e Autor da Reforma Trabalhista Marlos Melek para explicar sobre a validade jurídica da assinatura digital, em um vídeo exclusivo para o Epays. Confira!

PARA UM CONTRATO DIGITAL TER VALIDADE JURÍDICA É PRECISO QUE TENHA:
– Autenticidade (verificação jurídica do criador do documento, através de algoritmos de criptografia).
-Integridade (Legítima a inalterabilidade do documento)
-Tempestividade (Verifica a compatibilidade tecnológica do documento).

Vale notar que os contratos firmados pela plataforma digital devem perseguir os requisitos de validade, já pontuados, e devem respeito as regras gerais dos negócios jurídicos (Do art.104 ao 114 do CC).

Na prática a assinatura digital DEVE ter certificado digital da ICP-Brasil, caso contrário a validade jurídica nem equivale a uma autenticação cartorária.

PRA VOCÊ ENTENDER DE UMA VEZ POR TODAS, VAMOS DIFERENCIAR OS TIPOS DE ASSINATURA DIGITAIS, PORQUE EXISTEM DETALHES E VALIDADE JURÍDICA DE CADA UMA DELAS:
-Assinatura Eletrônica: tem por objetivo identificar e validar quem assinou. Essa assinatura eletrônica NÃO TEM A MESMA VALIDADE JURÍDICA QUE UM REGISTRO EM CARTÓRIO. Para que você entenda equivale a uma assinatura comum, que não exige o reconhecimento em cartório.
-Assinatura Digital: Essa é a forma mais segura de assinar um documento digital, porque nessa assinatura usa o certificado da ICP-Brasil que comprova a autoria da firma. EQUIVALE A UMA ASSINATURA DE PRÓPRIO PUNHO E VALIDADA EM REGISTRO DE CARTÓRIO.
-Assinatura Escaneada: Essa é tão somente a digitalização de uma assinatura manuscrita. NÃO POSSUI NENHUM VALOR LEGAL.

Como fazer uma assinatura digital?

Para assinar um documento eletrônico é preciso de software específico para que o mesmo vincule os elementos criptográficos do certificado digital aos documentos que serão validades.

Com a assinatura digital do Epays todo documento assinado eletronicamente possui uma página anexa com o histórico completo das assinaturas. Chamamos essa seção de log de assinatura e é nela em que detalhadamente fica registrado todo o processo de identificação e autenticação dos responsáveis. Ele possui dados do usuário, endereços de IP, método de autenticação, data e hora das assinaturas.

Com as partes assinadas, o arquivo recebe também duas marcações importantes após sua finalização: a primeira é o número do documento do Epays , que está presente em todas as páginas; e a segunda é o hash único do arquivo original, que está na página anexada.

O Log de assinaturas funciona como o liame entre o documento e os signatários, com a finalidade específica de servir como prova juridicamente válida. Após a finalização das assinaturas, o documento fica armazenado com segurança, como em um cofre digital. Guardar ou exportar – você decide!

Leia também: Automatize a distribuição dos recibos com um Sistema de Holerite Online

Assinatura digital vale da mesma forma que assinatura no papel?

No caso da legislação brasileira, a assinatura digital é aquela realizada com um certificado digital emitido por uma autoridade certificadora vinculada à ICP-Brasil. Ele deve obedecer às normas de segurança estabelecidas pela instituição, a fim de assegurar a identidade do portador. Para isso, é preciso verificar documentos como RG e CPF, fazer a coleta de dados biométricos e vincular essas informações a um par de chaves criptográficas.

Com isso, a assinatura digital confere ao documento:

Autenticidade: a assinatura digital está vinculada ao certificado digital do signatário, que é o equivalente ao CPF.
Integridade: qualquer alteração feita no documento após a assinatura digital invalida a autenticação.
Não repúdio: como o signatário manifesta a vontade ao utilizar o certificado digital, ele não pode negar ter realizado a assinatura.

Desta forma, os documentos eletrônicos se tornam tão seguros quanto os documentos em papel. Eles têm a mesma validade jurídica do que uma assinatura manuscrita e autenticada em cartório.

Vantagens da assinatura digital em documentos

A assinatura digital tem diversas vantagens para a empresa, a mesma já é amplamente utilizada nos setores de recursos humanos, podendo ser aplicada em qualquer documento, por exemplo:

Contratos de admissão;
Documentos de Rescisão;
Recibos de pagamentos;
Holerite Online;
Políticas internas;
Recrutamento e seleção;
Entre outros documentos.

Confira a seguir os principais benefícios de utilizar a assinatura digital.

Otimização de Processos. A tramitação de documentos e coleta de assinaturas é muito mais rápida com assinatura digital, uma vez que os documentos são eletrônicos e tudo pode ser feito à distância pela internet.

Conformidade jurídica e compliance. Muitas empresas já utilizam documentos eletrônicos para agilizar os processos. Uma prática ainda comum é digitalizar documentos em papel para enviar por e-mail, ou aplicar uma assinatura digitalizada. No entanto, além de deixar os documentos e informações vulneráveis a fraudes, isso não é válido juridicamente.

Redução de custos. A desmaterialização dos documentos também tem a vantagem de reduzir custos operacionais. O investimento em materiais de escritório, como papel e cartuchos para impressão, pode ser reduzido ou mesmo eliminado.

Sustentabilidade. De acordo com o The World Count, 50% dos resíduos gerados por empresas no mundo é papel. Somente nos escritórios empresariais dos Estados Unidos, 12,1 trilhões de folhas de papel são usadas anualmente. Adotar documentos eletrônicos e assinatura digital é uma forma de colaborar para reduzir esse número e tornar a empresa mais sustentável, alinhada à cultura paperless.

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