Holerite:
Você sabe o que é holerite?
Holerite é um documento que demonstra todos os recebimentos de um funcionário em uma empresa durante um determinado período. Nessas quantias, incluem-se tanto os vencimentos, que são os valores devidos ao trabalhador pelas empresas, quanto os descontos, que incluem os valores retirados do salário do colaborador por questões legais e fiscais.
A palavra holerite tem origem no sobrenome do norte-americano Herman Hollerith, que, no século 19, criou um sistema de registro de dados que usava cartões perfurados para processar informações dos empregados.
Com essa modernização, foi possível processar uma infinidade de informações sobre os colaboradores de forma rápida e mais organizada. Por isso, com o tempo, essa técnica se tornou bastante popular, tanto que faz parte do vocabulário empresarial até os dias de hoje.
Neles, estão descritos tanto os vencimentos, que são os valores que as empresas devem aos colaboradores, quanto as outras quantias que foram descontadas por elas desses profissionais. Dentre elas estão impostos, valores de vale-transporte e outros benefícios corporativos.
Além disso, no holerite é necessário inserir outras informações pessoais, tais como:
CPF;
RG;
nome;
endereço;
cargo;
planos de saúde;
provisão de férias;
entre outros itens.
Vale lembrar que também é obrigatório adicionar o valor do salário bruto e líquido nas informações do contracheque.
Como fazer um holerite?
Como já vimos, há muitas nuances no processo de elaboração de um holerite. Com diversas informações a serem registradas para que todos os direitos e deveres trabalhistas sejam cumpridos.
Por isso, criamos esse passo a passo de como fazer um holerite para simplificar esses trâmites! Siga o passo a passo com atenção, pois um pequeno erro nos cálculos ou prazos pode significar muito dinheiro perdido.
1. Conheça a categoria do funcionário
O primeiro passo de como fazer um bom holerite é conhecer bem a categoria dos empregados da empresa. Ficar atento a esse ponto é importante porque categorias diferentes têm convenções coletivas diferentes. Ou seja, regras distintas a serem seguidas.
Assim, fazer um holerite fica bem mais fácil e se torna mais simples cumprir sua função, que é a de ser um verdadeiro histórico da vida do colaborador.
2. Escolha um sistema
O segundo passo também é muito importante e se resume na escolha de um sistema de apoio para registro de informações sobre os colaboradores. Com esse sistema, é possível que você realize anotações e tenha elas em mãos sempre que precisar.
Vale lembrar, ainda, que criar muitas planilhas e trabalhar com dados é uma grande parte do processo de produção dos holerites.
Por isso, para que você não acabe confundindo valores e datas, é importante ressaltar que as planilhas devem ser preenchidas com informações sobre o trabalho dos empregados como:
nome;
endereço;
número da carteira de trabalho;
cargo e natureza da função;
salário bruto e líquido;
horas extras trabalhadas no mês;
descontos de benefícios.
Além disso, essas planilhas devem ser personalizadas de forma a se adequar à realidade da empresa em questão. Ou seja, poderá conter mais ou menos dados dependendo da necessidade.
Para a gestão de todo esse processo, uma boa dica é investir em softwares especializados no processamento de dados para holerites. Isso porque eles garantirão a segurança das informações e a facilidade de acesso aos dados quando necessário.
3. Faça os cálculos necessários
Outro ponto importante na hora de fazer os holerites dos colaboradores é ficar atento aos cálculos e valores presentes no documento. Isso porque o holerite pode variar bastante em função de horas extras, faltas, bônus ou outras variáveis.
Assim, para realizar o cálculo do holerite de forma correta, é essencial observar de maneira minuciosa cada ponto do contracheque do colaborador.
Faça uso da planilha e dos softwares citados no item anterior para organizar melhor todos os dados das atividades referentes ao trabalhador.
Além disso, valores adicionais como descanso semanal remunerado, adicional noturno, de periculosidade ou insalubridade também devem ser devidamente registrados e calculados.
Vale lembrar que há outro valor que pode entrar nessa conta! É o do banco de horas. Isso porque, se ele não for dado como folga no prazo adequado, essas horas se transformarão em remuneração financeira.
4. Separe o salário bruto do líquido
Contas feitas, é hora de separar o salário bruto do líquido (a quantia restante após descontos de INSS, FGTS e IR). Softwares e aplicativos especializados facilitarão a realização da conta, sendo altamente indicados para que a empresa saiba claramente o que foi arrecadado e o que é realmente devido ao funcionário.
O ideal é que todos os descontos e benefícios estejam devidamente identificados e que seu reconhecimento, tanto na planilha quanto na folha de pagamento a ser preparada, salte aos olhos — assim, tanto o administrador quanto o empregado sabem identificar possíveis erros e retificá-los o quanto antes.
Quais são os descontos no holerite?
Agora que entendemos quais são os itens mais comuns que descrevem o dinheiro que entra, chegou a hora de entendermos o que sai do seu dinheiro todo mês, ou seja, os descontos do holerite.
Muitas vezes, é esse o valor que assusta os colaboradores, já que imaginam que receberão um salário, mas o valor que entra em conta é muito menor por causa dos descontos.
Para que não haja essa confusão, confira quais são os descontos obrigatórios que devem constar no contracheque mensal. Os descontos obrigatórios são:
Instituto Nacional do Seguro Social (INSS);
Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF);
Contribuição sindical;
Vale-transporte;
Faltas;
Pensão alimentícia;
Contribuição Assistencial, Confederativa ou Negocial;
Vale-alimentação e refeição;
Plano de Saúde;
Seguro de Vida;
Previdência privada;
Outros descontos
Plano de academia de ginástica, auxílio a escola de idiomas, etc. são itens que também podem ser descontados no holerite quando oferecidos pela empresa. Além disso, podem existir programas adicionais previstos em convenção coletiva, listados aqui, e que sejam mais específicos da sua profissão.
Quantos itens podem ser descontados, não? Por isso que o valor sai tão diferente no final! Depois de somar todos os vencimentos e tirar todos os descontos, você chega na conta de salário que realmente cai na sua conta.
Cheque informações relevantes
Para a elaboração de um holerite correto e completo, o cartão de ponto do funcionário deve ser constantemente checado: são suas informações que nortearão a elaboração de cálculos em relação a faltas, adiantamentos, eventuais horas extras, etc.
Vale, assim, fazer uma checklist de todas as informações a serem confirmadas a respeito de funcionários de categorias diferentes dentro da organização, por exemplo, se há descontos de plano de saúde, vale-alimentação ou vale-refeição, contribuição sindical, valores referentes a 13º salário, dentre outros.
Seja qual for o sistema que você utilize, a palavra de ordem para a realização de uma folha de ponto é organização: qualquer equívoco pode invalidar o documento e trazer problemas jurídicos no futuro, o que pode ser facilmente evitado com atenção e dedicação do gestor.
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