No dia a dia do RH, pode ser bastante demorado coletar a assinatura de todos os colaboradores nos holerites, folhas de ponto, e outros documentos. No entanto, você sabia que é possível adotar a assinatura digital com validade jurídica?
Sim! Com a assinatura digital as pessoas assinem documentos legalmente, sem a necessidade de caneta e papel. Por ser legalmente reconhecida, utiliza-se sistemas para garantir que a assinatura seja autêntica. Neste artigo, vamos abordar os principais temas relacionados à assinatura digital, confira abaixo.
O que é assinatura digital?
A assinatura digital é uma ferramenta que permite empresas, entidades e usuários a deixarem uma marca eletrônica e criptografada, confirmando sua identidade na internet.
Assim como uma assinatura manual em documentos impressos, a assinatura digital tem validade legal e é uma forma confiável de autenticação, fundamental para prevenir fraudes em documentos digitais.
Em resumo, essa funcionalidade foi desenvolvida para oferecer maior segurança e eficiência nas transações realizadas online.
Com a assinatura digital, quem a utiliza confirma sua identidade através desse recurso, garantindo ao destinatário do documento a autenticidade da assinatura recebida.
Em 2020 foi sancionada a Lei 14.063/2020 objetiva ampliar as possibilidades de identificação digital por meio da criação de um regime de assinaturas eletrônicas em três níveis, conferindo previsão legal a outras assinaturas que não as produzidas por meio de certificado digital da ICP Brasil. Segundo a Lei 14.063/2020, as assinaturas eletrônicas passam a ser classificadas como:
Por que utilizar assinatura digital no RH?
A assinatura digital no ambiente corporativo traz várias vantagens que impactam de forma positiva não apenas o RH, mas diversos setores na empresa.
Dentre as vantagens, estão a praticidade, agilidade nos processos, redução de esforço e economia em diferentes níveis para a empresa. Confira abaixo os principais benefícios que a assinatura digital traz para sua rotina:
- Economia de tempo
Não é mais necessário o deslocamento para coletar assinatura física, você ganha mais praticidade na sua rotina.
- Redução de custo
Além de não ter custo com deslocamento, a empresa consegue economizar com logística de entrega e impressão de documentos para assinatura.
- Segurança de dados
Utilizar o certificado digital proporciona um nível maior de segurança aos documentos, impedindo modificações, fraudes e acessos não autorizados. Além de possuir validade jurídica, o certificado digital é submetido a auditorias que verificam qualquer alteração no histórico da documentação.
Quais documentos podem ser assinados digitalmente?
Com a documentação digitalizada, a assinatura digital permite que a empresa arquive tudo online, utilizando tecnologia para armazenar arquivos com praticidade, economia e segurança. Confira abaixo alguns exemplos de documentos que podem ser assinados digitalmente:
- Holerites;
- Folha de Ponto;
- Aviso e Recibo de Férias;
- Documentos de Admissão e Rescisão;
- Termos gerais da empresa, entre outros.
De que forma o Epays pode ajudar com a assinatura digital?
O Epays é uma plataforma que gerencia de ponta a ponta a jornada do trabalhador e oferece ao RH um software de assinatura digital, que ajuda os trabalhadores a assinar documentos com mais rapidez, de forma segura e com validade jurídica.
A tecnologia garante que um documento, em ambiente virtual, não sofrerá alterações. Alguns pontos que são válidos em nossa assinatura.
- IP da máquina na rede
- ID de identificação
- Criptografia dos dados
- Login de Acesso
- Data e Hora
- CPF do trabalhador
Já imaginou não precisar ir atrás de trabalhador para assinar um documento?
Com o Epays o RH envia e o trabalhador assina no próprio celular!
Conclusão
Em um mundo cada vez mais digitalizado, possuir a assinatura digital no RH apresenta uma solução segura e eficiente para agilizar processos e garantir a integridade dos documentos. Ao eliminar a necessidade de deslocamentos e o uso de papel, a assinatura digital não só economiza tempo e recursos, mas também fortalece a segurança dos dados, protegendo contra fraudes e garantindo a validade jurídica das transações. Através dos padrões estabelecidos, a assinatura digital oferece uma alternativa moderna e confiável para as demandas do RH, facilitando a gestão de documentos como holerites, folhas de ponto e outros, de forma ágil, econômica e totalmente segura.
