A gestão da folha de pagamento é uma das tarefas mais críticas. Além dos cálculos de proventos, os descontos exigem atenção redobrada. Mas como agir quando um colaborador possui um débito com a empresa, seja por um adiantamento, um pagamento indevido ou outra situação? A resposta está na formalização clara e transparente desses valores.
Índice
O que são Débitos salariais e por que documentá-los?
O débito salarial ocorre quando um funcionário deve uma quantia à empresa, que será descontada de seu pagamento futuro. As situações mais comuns incluem:
- Adiantamentos salariais: O famoso “vale”, quando solicitado pelo colaborador.
- Pagamentos maior: Erros de cálculo na folha de pagamento que resultaram em um crédito indevido ao funcionário.
- Custos de benefícios com coparticipação: Quando o colaborador utiliza um serviço (como plano de saúde) e o valor da sua parte é superior ao que pode ser descontado em um único mês.
- Danos materiais: Em casos específicos e comprovados de prejuízo causado pelo empregado, conforme previsto em contrato.
A simples anotação ou um acordo verbal para esses descontos é uma prática arriscada. A formalização através de um Termo de Acordo para Desconto Salarial (ou um documento com finalidade semelhante) é fundamental. Esse documento serve como uma prova do consentimento do colaborador e estabelece as regras para a quitação do débito, protegendo a empresa de futuras alegações de descontos indevidos.
Quem deve elaborar e conduzir o processo?
O RH e o DP e, se necessário, com o suporte do jurídico, é o responsável por gerenciar esse processo. O RH deve garantir que a comunicação com o colaborador seja clara e que o documento conste o que foi acordado.
Informações importantes no termo de acordo
Para que o documento seja válido e claro, ele precisa conter informações obrigatórias:
Identificação Completa: Nome completo, CPF, e cargo do colaborador e os dados da empresa
- Origem do débito: Uma descrição e objetiva do motivo que gerou a dívida. Por exemplo: “Adiantamento salarial solicitado em DD/MM/AAAA” ou “Valor de R$ XXX,XX referente a pagamento a maior na folha de pagamento do mês de Competência MM/AAAA”.
- Valor total do débito: O montante exato que será quitado.
- Forma de desconto: Detalhar como o valor será abatido. Geralmente, é feito em parcelas mensais, descontadas diretamente da folha de pagamento. É importante especificar o valor de cada parcela e o mês de início dos descontos.
- Concordância do empregado: Uma cláusula explícita onde o colaborador reconhece o débito e autoriza o desconto em seu salário, nos termos acordados.
- Data e Assinaturas: A assinatura do colaborador, de um representante da empresa (geralmente do RH) e, se possível, de duas testemunhas.
Como o Epays pode ajudar?
A tecnologia pode otimizar e dar segurança a esse processo. Plataformas de gestão de RH, como o Epays, permitem que o envio de documentos como o Termo de Acordo para Desconto Salarial seja feito de forma totalmente digital. Através da plataforma, o RH pode encaminhar a documentação diretamente ao colaborador, que consegue revisá-la e realizar a assinatura eletrônica com validade jurídica e em conformidade com as diretrizes da LGPD.
