A rotina do RH envolve muitas responsabilidades legais, e uma das mais importantes, é a gestão correta dos documentos trabalhistas. Manter estes registros dentro dos prazos de guarda exigidos por lei é importante para evitar problemas com a fiscalização, ações trabalhistas e até prejuízos financeiros para a empresa. Neste artigo, você vai entender quais são os principais documentos que precisam ser arquivados, por quanto tempo e quais são as consequências de não cumprir essas exigências.
Índice
Por que se preocupar com os prazos para guardar os documentos?
A legislação trabalhista brasileira prevê que o trabalhador pode entrar com uma ação até 2 anos após o fim do contrato, cobrando direitos referentes aos últimos 5 anos. Por isso, manter os documentos organizados por pelo menos esse período é importante para que a empresa possa se defender caso seja acionada judicialmente.
Principais documentos:
Documentos com prazo de 5 anos:
- Folha de pagamento
- Comprovantes de pagamento (salário, férias e 13º salário)
- Controle de ponto (cartões e registros eletrônicos)
- Documentos fiscais, como DIRF, GPS, DARF, CAGED e RAIS
- Esses são os documentos mais cobrados em fiscalizações e processos trabalhistas.
Documentos com prazos especiais:
- Guias do FGTS (GRF, GRRF): 30 anos, conforme a Súmula 362 do TST
- Documentos de saúde e segurança do trabalho (PPRA, PCMSO, LTCAT, PPP): manter por 20 anos
- Processos trabalhistas: guardar por 5 anos após o trânsito em julgado (quando não há mais possibilidade de recurso)
E se a empresa não tiver o documento?
Em fiscalizações, é possível receber multas administrativas que variam de R$600 a R$3.000 por infração, dependendo da gravidade e da quantidade de funcionários envolvidos. No campo judicial, a falta de documentos pode resultar em condenações ao pagamento de verbas que já haviam sido quitadas, simplesmente porque a empresa não conseguiu comprovar o pagamento. Além disso, ocorre a inversão do ônus da prova: o juiz passa a considerar verdadeiras as alegações do trabalhador, já que a empresa não apresenta registros que comprovem o contrário. Como reflexo, também podem surgir impedimentos comerciais importantes, como a dificuldade em obter certidões negativas, participar de processos licitatórios ou ter acesso a linhas de crédito e financiamentos.
Como o Epays pode ajudar?
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