Principais benefícios do holerite digital

Holerite digital: conheça os principais benefícios

Em tempos de transformação digital, cada vez mais empresas têm apostado na tecnologia para otimizar suas rotinas – e o holerite digital é um bom exemplo desse cenário.

Com ele, as empresas conseguem reduzir a emissão e os gastos com papel, espaço físico para armazenamento, energia e equipamentos especiais, tornando o processo mais ágil e à prova de erros.

Se você quer saber mais sobre o tema, este artigo foi feito para você. Siga na leitura e saiba mais sobre o holerite digital e as vantagens que ele pode trazer para a sua empresa.

O que é holerite digital?

O Holerite na versão digital tem exatamente a mesma função do Holerite na versão impressa: ser o demonstrativo dos proventos pagos mensalmente, bem como os descontos e demais informações pertinentes, aos colaboradores:

▶ Dados da empresa, como razão social e CNPJ;
▶ Informações do funcionário;
▶ Detalhamento dos proventos e dos descontos, além das respectivas descrições,
▶ Indicação da base de apuração dos impostos relacionados.

A diferença básica é o formato, já que o Holerite passa a ser disponibilizado digitalmente, dispensando as impressões em papel-contínuo ou A4.

Dessa forma, as empresas podem optar como disponibilizam o documento:

▶ Através de uma página online, acessível apenas mediante uma identificação própria cedida ao funcionário, para acesso seguro ao holerite digital;
▶ Via envio de e-mails automatizados, através de sistemas específicos – o que otimiza esse tipo de operação por parte do RH.

Benefícios do holerite digital

Vantagens de adotar o holerite digital em sua empresa.

Quando sua empresa passa a incorporar a tecnologia em sua rotina, conta com uma série de benefícios no holerite digital – confira nos tópicos a seguir:

1) Emissão de relatórios de forma mais prática e ágil

O holerite digital é emitido somente através de sistemas de gestão de folha de pagamento, que já interliga uma série de informações relativas ao colaborador em seu banco de dados.

Com isso, bastam alguns cliques para obter todos os dados referentes sobre os valores envolvidos no custo de folha de pagamento – por funcionário, setor ou em toda a empresa.

Outra vantagem é que o mesmo sistema pode ajudar com o preenchimento e envio do e-Social, por já englobar todas as informações necessárias.

2) Risco de erro humano reduzido a praticamente zero

A emissão do holerite digital também contribui para conter e até eliminar possíveis falhas nos cálculos da folha de pagamento, decorrentes da falta de atenção ou de conhecimento específico por parte dos profissionais responsáveis por essa etapa do processo.

É válido ressaltar que este tipo de erro pode deixar sua empresa à mercê de sanções graves e multas por parte dos órgãos reguladores – o que faz da adoção de sistemas de gestão empresarial uma forma de proteger seus negócios

3) Redução de gastos

A disponibilização do documento através de meios online ajuda sua empresa a economizar nos gastos com papel. Algumas empresas já conseguiram reduzir o consumo de papel em 10%, o que gerou uma economia de mais de R$ 3 mil.

Também economizam em horas de trabalho dos colaboradores de RH, que poderão ter seus esforços direcionados para atividades mais estratégicas.

Como o holerite digital impacta nas rotinas de RH

O holerite online é uma ferramenta fundamental no processo de modernização, agilidade e eficácia dos departamentos de RH das empresas. A entrega online dos holerites é permitida de acordo com a lei – mas é importante checar duas questões:

▶  Trabalhadores sem acesso ao computador em seu ambiente de trabalho devem contar com a opção da versão impressa;
▶  As Convenções Coletivas de Trabalho possuem regras específicas, então consulte a que cabe ao seu setor para se adequar de acordo.

A unificação das informações, obtidas através do sistema gerador do holerite digital, permite também otimizar uma série de processos internos – como o próprio trâmite das admissões.

Softwares como o do Epays – Sistema de Holerite Online agilizam e tornam mais eficaz a entrega dos documentos por parte dos novos trabalhadores – e os dados já validados já são integrados à folha de pagamento, liberando esforços da equipe de RH para tarefas mais estratégicas.

A economia de tempo por parte dos funcionários em dias de pagamento também é substancial: quando o pagamento é realizado via depósito bancário em conta salário, o comprovante de depósito dispensa a necessidade de colher a assinatura do empregado (artigo 464, parágrafo único da CLT). 

Conheça mais sobre como o sistema do Epays funciona!

Distribuir, assinar e arquivar os holerites dos trabalhadores é uma rotina que sempre tomou tempo do RH.

Devido a essa necessidade de ganhar tempo, há mais de 12 anos a Employer aposta nessa inovação. 

O Epays é a quarta versão de um sistema de holerite digital. Criado em 2009 logo se transformou em referência no mercado. O uso de uma tecnologia exclusiva, permitindo importar os comprovantes de qualquer sistema de folha de pagamento.